Stillstehende Windräder kosten ihre Betreiber bares Geld. Daher ist die sorgfältige Wartung und Instandhaltung der großen Anlagen von besonderer Bedeutung. Um Servicetechniker bei der Überprüfung und Reparatur der unterschiedlichen Windräder so gut wie möglich zu unterstützen, setzt der Hersteller Gamesa Innovation & Technology bei der Dokumentation aller technischen Vorgänge und Funktionen auf das Know-how von arvato services technical information.

Ausgangssituation

Gamesa entwirft, produziert und vermarktet Windenergieanlagen, die weltweit eingesetzt werden. Die Anlagen werden in einer Vielzahl von Ausführungen und Optionen angeboten, um eine kunden- und standortgerechte Anpassung zu ermöglichen. Diese Produktvarianten galt es detailliert zu dokumentieren. Um im Bereich der Technischen Publikation eine Instandhaltungsdokumentation von hoher Qualität mit gleichzeitiger automatischer Veröffentlichung als PDF oder HTML-Dateien, mit einem hohen Grad an Wiederverwendbarkeit und mit einfacher Wartung zu erreichen, waren erhebliche Herausforderungen zu bewältigen.

Denn zu Beginn des Prozesses wurde mit einem dezentralen Dokumentationssystem gearbeitet und der Informationsfluss war nicht ausreichend definiert. Zudem gab es Schwierigkeiten bei der Aktualisierung der Dokumentation.

Lösung

Gamesa führte zusammen mit arvato ein Redaktionssystem ein, das zugleich auf XML, dem an das Produkt angepassten Luftfahrt-Standard S1000D und eigenen Informationssystemen basiert. Alle Informationen werden darin zentral gespeichert. Auf dieser Grundlage wurde ein Informationsfluss für die Dokumentenerstellung definiert und umgesetzt.

Ein Team von arvato arbeitet dabei direkt beim Kunden vor Ort und ist für die Zusammenstellung der grundlegenden Informationen und deren Überarbeitungen verantwortlich. Ein weiteres Team an einem arvato-Standort übernimmt die Inhaltserstellung sowie die Illustration. 

Um einen reibungslosen Ablauf und das optimale Ineinandergreifen aller Prozesse gewährleisten zu können, wurde parallel ein Team aus Redakteuren und Illustratoren geschult, das die ersten Dokumentationsmodule umsetzte.

Nach zwei Jahren Erstellungsprozess war der bedeutendste Teil der Dokumentation für die Windgeneratoren G8X und G5X abgeschlossen. Auch für das neue Produkt G10X wird diese Lösung bei den Betriebs- und Wartungsanleitungen bereits angewendet.

Kundennutzen

Von dem neu definierten Redaktionsprozess profitieren vor allem die Techniker des Windkraftanlagenherstellers in Form von deutlichen Arbeitserleichterungen. Denn eine erhebliche Anzahl der Zieldokumente muss nicht mehr von ihnen erstellt werden. Ebenso wird die inhaltliche Überarbeitung vereinfacht. Die Informationsmanager von arvato, die direkt vor Ort bei Gamesa arbeiten, stellen die Wahrung der Ausgangsinformation für die technischen Redakteure am arvato-Standort in Barcelona sicher.

Durch die Einführung eines zentralen Redaktionssystems, das auf XML und der Anpassung des Standards S1000D basiert, fallen keine zusätzlichen Layoutkosten an. Ein integrierter Publikations-Engine erstellt nach Erstellung und Freigabe der XML-Dateien automatisch die zugehörigen HTML- und PDF-Dateien. Aufgrund der zentralen Speicherung von Daten können alle Informationen und Textbausteine bei Bedarf mehrfach verwendet werden und müssen nicht erneut zusammengetragen werden. Gleichzeitig werden Mehrfachübersetzungen und damit unnötige Kosten oder Fehler vermieden und ein einheitlicher Stil garantiert. 

Die anwendungsbezogene Auszeichnung der Dokumente erlaubt eine inhaltsbasierte und auf die Bedürfnisse des Endbenutzers zugeschnittene Publikation.