Im Bereich der Bergbautechnik setzt sich der Trend zur kundenindividuellen Konstruktion von Ausrüstungen für den Streckenvortrieb, etc. immer mehr durch. Dieser Trend hat zur Folge, dass die Kosten für die Technische Dokumentation einen immer größeren Anteil an den Herstellungskosten der einzelnen Produkte einnehmen. Hier setzt eines der Geschäftsmodelle der arvato services technical information GmbH (arvato services) an. arvato services übernimmt für die dh mining system GmbH (dhms) den kompletten Dokumentationsprozess und wickelt diesen über sein firmeneigenes Content Management System „artos“ ab.

Ausgangssituation

Um auch in Zukunft die marktführende Position im Bereich Bergbautechnik zu sichern, wurde die Produktpalette von dhms neu ausgerichtet. Im Rahmen dieser Umstrukturierung wurde als Ziel definiert, durch Einschalten eines professionellen Dokumentationsunternehmens größtmögliche Rechtskonformität in den neuen Zielmärkten – hier insbesondere im asiatischen und osteuropäischen Raum – sicherzustellen. Weiterhin sollten die Dokumente so standardisiert werden, dass künftig neue Dokumente auch unter hohem Zeitdruck schnell und zu reduzierten Kosten erstellt werden können.

Lösung

arvato services stellte nach eingehender Analyse der bestehenden Dokumentationsprozesse ein Konzept vor, welches auf den folgenden Kernpunkten basierte: Zur Umsetzung wurde ein langfristiger Vertrag abgeschlossen, der die Phasen „Grundlegende Überarbeitung“, „Übernahme der Prozesse im Bereich Informationsmanagement“ und „Dauerbetrieb“ beinhaltet und Grundlage für eine kontinuierliche Versorgung des Unternehmens mit vollständiger, rechtssicherer und zeitgerechter Dokumentation darstellt.
arvato services bietet die Dienstleistungen in hochgradig skalierbarer Form an. So war am Anfang des Projektes ein großes Team von Mitarbeitern zum Aufbau der inhaltlichen und technischen Infrastruktur eingebunden.
Im laufenden Prozess wird eine reduzierte Mannschaft die Dokumentationsaufgaben für unseren Kunden ganzheitlich abdecken.

Kundennutzen

• dhms konzentriert sich auf die Konstruktion, Produktion und Vermarktung seiner Maschinen und Anlagen
• Die Technologie dhms-Produkte wird von arvato services mittels Modularisierung auf intelligente Art in der Dokumentation widergespiegelt und sichert eine zeitnahe Bereitstellung der Dokumente in allen gewünschten Zielsprachen in hoher Qualität.
• Hohe Qualität und Minimierung der Schnittstellen durch die Übernahme des kompletten Dokumentationsprozesses.
• Kostenersparnis durch automatisiertes Layouting und Wiederverwendung von Modulen durch den Einsatz von XML.

Weitere Zusammenarbeit

Konsequente Modularisierung wird zu weiteren Kosteneinsparungen im Dauerbetrieb führen. Im weltweiten Vertrieb der Produkte stellt sich eine umfassende Rechts- und Normenkonformität in der technischen Dokumentation ein. So werden weitere Produkte oder Produktlinien ohne großen Aufwand in das modulare Dokumentationssystem aufgenommen werden können.