Zu den Komplexitätstreibern in der Technischen Dokumentation von Hydraulikbaggern gehören neben der kundenindividuellen Auftragsfertigung auch die entsprechenden Ansprüche der Zielmärkte bezüglich der Rechts- und Normenkonformität. Da dieser Bereich nicht zu den Kernkompetenzen der Komatsu Mining Germany GmbH (Komatsu) gehört, hat diese ihre Technische Dokumentation an die darauf spezialisierte arvato services technical information GmbH (arvato services) ausgelagert. 

Ausgangssituation

Generell stellt die Tatsache, dass jeder Bagger ein Unikat ist, nicht nur den Hersteller sondern auch arvato services als Dokumentationsdienstleister vor eine besondere Herausforderung, denn nicht nur jeder Bagger, sonder auch jede Dokumentation ist ein Unikat.
Bei einem unserer Komatsuprojekte mussten spezielle Instandsetzungshandbücher der Komatsu-Bagger kurzfristig für den australischen Markt erstellt werden. Die Handbücher sollten in englischer Sprache erstellt, gegen unautorisiertes Kopieren geschützt werden und selbstverständlich den australischen Sicherheitsvorschriften entsprechen.

Lösung

Handbücher sollten sich nahtlos in das Marketingkonzept eines Unternehmens einfügen, denn sie sind ein wichtiger Bestandteil des Marktauftritts. Im ersten Schritt wurden deshalb durch arvato services Vorlagen für die neuen Handbücher unter strikter Einhaltung des Corporate Designs des japanischen Mutterkonzerns erarbeitet.
Danach wurden die  technischen Dokumente in enger Zusammenarbeit mit den Komatsu-Technikern direkt in englischer Sprache erstellt. Eine Übersetzung musste nicht mehr erfolgen – eine wichtige Maßnahme um die enge Zeitvorgabe einhalten zu können.
Gleichzeitig wurde die neue Dokumentation standardisiert und modular aufgebaut. Einzelne Kapitel die bei verschiedenen Baggern einheitlich sind, können dadurch einfach übernommen werden.
Die fertigen Manuals wurden auf kopiergeschütztem Papier produziert.

Kundennutzen

Die Firma Komatsu profitierte davon, dass der gesamte Dokumentationsprozess durch arvato services durchgängig unterstützt wurde. Dadurch konnten

• die engen Terminvorgaben eingehalten,
• die Handbücher bedarfsgerecht in der Zielsprache erstellt,
• die australischen Bestimmungen / Sicherheitsvorschriften erfüllt und
• die Kosten durch  Standardisierung, Modularisierung und Vermeidung von Übersetzungskosten gering gehalten werden.

Weitere Zusammenarbeit

arvato services unterstützt die Komatsu Mining Germany GmbH bei der gesamten Erstellung und  Betreuung der technischen Dokumentation von der Wartungs- und Reparaturanleitung bis hin zum Trouble-Shooting Manual. Dazu zählen beispielsweise auch die Erstellung technischer Rundschreiben für den Service, die Konvertierung und Überarbeitung vorhandener Serviceliteratur wie auch der Druck, die Konfektionierung und der Vertrieb der Dokumente.
Darüber hinaus berät arvato services Komatsu im kompletten Dokumentationsumfeld und arbeitet im Rahmen unseres Qualitätsmanagement in Zusammenarbeit mit dem Kunden an einer kontinuierlichen Verbesserung aller Arbeitsprozesse.