En el sector de la tecnología para minas se afianza cada vez más la tendencia hacia la construcción de equipos para la excavación de galerías, etc. individuales para cada cliente. Esta tendencia tiene como consecuencia que los gastos de la documentación técnica supongan una proporción cada vez mayor dentro de los costes de fabricación de cada uno de los productos. En este punto es donde encuentra aplicación uno de los modelos de negocio de arvato services technical information GmbH (arvato). arvato se encarga del proceso completo de documentación de dh mining system GmbH (dhms) y lo desarrolla sobre la base del sistema de gestión de contenidos "artos", propio de esta empresa.

Situación de partida

dhms ha renovado su gama de productos para asegurarse también en el futuro una posición de liderazgo en el mercado dentro del sector de la tecnología para minas. En el marco de esta reestructuración, se definió como objetivo asegurar la máxima conformidad legal posible dentro de los nuevos mercados objetivo (especialmente en los mercados asiáticos y de Europa del Este) recurriendo para ello a una empresa profesional de documentación. Además, es necesario normalizar de tal forma los documentos que en el futuro sea posible crear documentos nuevos de forma rápida y económica, incluso con urgencia.

Solución

Tras el análisis inicial de los procesos de documentación existentes, arvato Services presentó un concepto de transferencia de todo el proceso de documentación, desde la evaluación de riesgos hasta la traducción. Aquí se incluye, entre otros, la nueva creación y optimización de la evaluación de riesgos existente con el fin de asegurar la conformidad legal en todos los mercados de dhms. Otro punto se basa en la estructuración modular de los documentos en referencia a su reutilización flexible dentro de nuestro sistema de gestión de contenidos, así como su transmisión a un entorno XML basada en la norma DITA. Para la implementación se cerró un contrato a largo plazo que contenía las fases "Revisión básica", "Transferencia de los procesos del área de la gestión de información" y "Funcionamiento continuado". Esto sentó la base para el suministro continuo de documentación completa, conforme desde el punto de vista legal y puntual a la citada empresa.

arvato ofrece sus servicios de una forma altamente escalable. Al principio del proyecto se implicó a un extenso equipo de empleados en la creación de la infraestructura de contenidos y técnica. A lo largo del proceso se reduce el personal necesario para satisfacer las tareas de documentación que necesitan nuestros clientes.

Beneficios para el cliente

• dhms se concentra en la construcción, producción y distribución de sus máquinas e instalaciones
• arvato se encarga de reflejar en la documentación la tecnología de los productos de dhms, mediante estructuración modular y de forma inteligente, asegurando la disposición de documentos en un plazo breve, en todos los idiomas requeridos y con la máxima calidad.
• Máxima calidad y mínimas interfaces gracias a la transferencia del proceso de documentación completo.
• Ahorro de gastos gracias a la maquetación automatizada y reutilización de módulos mediante la aplicación de XML.

Colaboración posterior

La estructuración modular consecuente traerá consigo mayores ahorros a lo largo del funcionamiento continuado. En la distribución de los productos a nivel mundial se establece una conformidad legal y normativa completa en la documentación técnica. Esto permite incluir otros productos o líneas de productos en el sistema modular de documentación sin que esto suponga un trabajo excesivo.